Gebundene Liquidität
Offene Rechnungen binden Kapital, das Ihre Einrichtung für den laufenden Betrieb braucht.
Forderungsmanagement für die Pflege
Offene Posten klären.
Ihre Verwaltung entlasten.
Carenos unterstützt Pflegeeinrichtungen beim Forderungsmanagement: Zahlungsavise auslesen, Zahlungen zuordnen und offene Fälle strukturiert bearbeiten.
Unverbindlich · Per Microsoft Teams
Für Pflegeeinrichtungen und TrägerWas kann sich für Sie rechnen?
Problem
Gebundene Liquidität.
Manuelle Prozesse.
Ungeklärte offene Posten binden Geld. Das Suchen, Zuordnen und Nachfassen bindet Ihre Verwaltung.
Hoher Aufwand
Zahlungsmitteilungen lesen, Beträge vergleichen, Rückfragen stellen – immer wieder von Hand.
Manuelle Prozesse
Excel-Listen, Papierakten und lückenhafte Schnittstellen unterbrechen den gemeinsamen Ablauf.
Keine Transparenz
Welche Forderung ist offen? Warum? Und wer kümmert sich darum? Die Antworten sind oft verteilt.
Personenabhängiges Wissen
Bei Urlaub, Ausfall oder Wechsel fehlen Gesprächsverläufe, Belege und der nächste Schritt.
Lange Laufzeiten
Klärungen ziehen sich hin. Rückfragen, Fristen und Mahnungen werden nicht durchgängig nachgehalten.
Die Folge: lange Forderungslaufzeiten, unnötiger Klärungsaufwand und überlastete Verwaltungsteams.
Module
Vom Zahlungsavis
zur geklärten Forderung.
Vier Module für einen gemeinsamen Ablauf. Wählen Sie ein Modul und sehen Sie, wie Carenos Ihre Verwaltung unterstützt.
01MatchingZahlungsmitteilungen der Kassen werden automatisch gelesen und den offenen Rechnungen zugeordnet. Der Großteil läuft ohne Zutun durch, nur Abweichungen landen auf dem Tisch.Beispiel ansehen
02Klärung & KommunikationEin geführter Leitfaden führt Ihre Verwaltung Schritt für Schritt durch jeden Fall, inklusive vorbereiteter Schreiben an die Kassen.Beispiel ansehen
03CockpitAlle offenen Posten auf einen Blick, auch über mehrere Standorte.Beispiel ansehen
04MahnwesenMahnungen nach festen Regeln, mit Freigabe vor dem Versand.Beispiel ansehen
Modul 01
Matching.
Zahlungsmitteilungen automatisch zuordnen.
Pflegehaus Lindenhof · September 2026
- Abgerechnet
- 9.427,80 €
- Netto laut Avis
- 8.187,80 €
- Verrechnung August
- −1.240,00 €
2 automatisch zugeordnet1 Verrechnung prüfen
Helga M.1.240,00 €Verrechnung prüfen
Zahlungsmitteilung
Pflegekasse Musterland
Helga M. · September 2026Netto laut Avis2.083,60 €
Zugehörige Rechnung
Werner K. 1.919,60 €Automatisch zugeordnet
Zahlungsmitteilung
Pflegekasse Musterland
Werner K. · September 2026Netto laut Avis1.919,60 €
Zugehörige Rechnung
Martha B. 4.184,60 €Automatisch zugeordnet
Zahlungsmitteilung
Pflegekasse Musterland
Martha B. · September 2026Netto laut Avis4.184,60 €
Zugehörige Rechnung
Modul 02
Klärung & Kommunikation.
Carenos bereitet vor. Sie geben frei.
Helga M.
Pflegehaus Lindenhof · Verrechnung August
- 01AutomatischFall einordnenPassenden Klärungsweg vorschlagen
- 02AutomatischAnschreiben erstellenPassende Belege als Anhänge hinzufügen
- 03Ihr TeamPrüfen & freigebenInhalt prüfen und Versand freigeben
- 04AutomatischAn Fristen erinnernWiedervorlage und Folgeentwurf vorbereiten
Automatisch erstellter EntwurfAnschreiben an die Pflegekasse
Betreff: Verrechnung August · Helga M.
Sehr geehrte Damen und Herren,
Sie verrechnen 1.240,00 € Leistungszuschlag nach § 43c SGB XI für August. Die zugehörige Rechnung wurde bereits bezahlt. Bitte erläutern Sie die Grundlage und senden Sie uns den zugehörigen Beleg.
Wartet auf Ihre FreigabeIhre Aufgabe · A. Müller · BuchhaltungVerrechnung und Entwurf prüfen
- August-Rechnung und damalige Zahlung prüfen
- Korrekturbeleg oder Begründung suchen
- Anschreiben und Anhänge prüfen und freigeben
Automatische Wiedervorlage
Keine Antwort? Carenos erinnert.
Im Beispiel nach 14 Tagen: Aufgabe an die Buchhaltung und Erinnerungsschreiben als Entwurf.
Auch das Folgeschreiben braucht Ihre Freigabe.Danach: Antwort prüfen und erforderliche Korrektur oder tatsächliche Nachzahlung abgleichen.
Modul 03
Cockpit.
Alle Einrichtungen im Blick.
Ihr Einrichtungsverbund
3 Einrichtungen · Stand 29.09.2026- Offene Forderungen
- 889.000,00 €
- Davon überfällig
- 622.000,00 €
- Forderungslaufzeit · DSO
- 49,1 Tage
- Klärungsvolumen
- 11.650,00 €
Gesamter Forderungsbestand
70,0 % der offenen Forderungen
−3,1 Tage zum Vormonat
Prüfbeträge · 6 offene Fälle
Wie lange sind Beträge offen?
- Noch nicht fällig
- 267.000,00 €
- 1–30 Tage überfällig
- 126.000,00 €
- 31–60 Tage überfällig
- 125.000,00 €
- 61–90 Tage überfällig
- 127.000,00 €
- Über 90 Tage überfällig
- 244.000,00 €
Nach Kostenträger
Offene Forderungen
Pflegekassen265.000,00 €
97.000,00 € überfällig DSO 27,7 Tage
Sozialhilfeträger528.000,00 €
484.000,00 € überfällig DSO 108,0 Tage
Selbstzahler96.000,00 €
41.000,00 € überfällig DSO 26,2 Tage
Einrichtungen & Fälle
3 heute fällige AufgabenPflegehaus Lindenhof2 Klärungsfälle · 4.100,00 € PrüfbetragOffen308.000,00 €Überfällig212.000,00 €DSO47,8 Tage
Helga M.Verrechnung August
Prüfbetrag1.240,00 €
StatusIn Prüfung
KritikalitätHoch
SachbearbeiterA. Müller
HeuteGrundlage prüfen →
Anna S.Kostenzusage fehlt
Prüfbetrag2.860,00 €
StatusAntwort ausstehend
KritikalitätMittel
SachbearbeiterS. Berger
MorgenBei Pflegekasse nachfragen
Seniorenhaus am Park2 Klärungsfälle · 4.860,00 € PrüfbetragOffen343.000,00 €Überfällig246.000,00 €DSO51,5 Tage
Karl W.Sozialhilfebescheid fehlt
Prüfbetrag3.680,00 €
StatusZur Freigabe
KritikalitätHoch
SachbearbeiterJ. Weber
HeuteAnschreiben prüfen
Eva R.Leistungszuschlag prüfen
Prüfbetrag1.180,00 €
StatusIn Prüfung
KritikalitätMittel
SachbearbeiterN. Fischer
MorgenNachweise ergänzen
Pflegezentrum Sonnenblick2 Klärungsfälle · 2.690,00 € PrüfbetragOffen238.000,00 €Überfällig164.000,00 €DSO47,6 Tage
Lotte F.Teilzahlung
Prüfbetrag1.750,00 €
StatusAntwort ausstehend
KritikalitätMittel
SachbearbeiterA. Müller
HeuteRückmeldung nachhalten
Paul H.Unterlagen fehlen
Prüfbetrag940,00 €
StatusIn Prüfung
KritikalitätNiedrig
SachbearbeiterJ. Weber
In 3 TagenBelege zusammenstellen
ProzesseAutomatisierung, Klärungsdauer und Zahlungseingänge · September 2026
- Automatisch zugeordnet
- 87,6 %
- Klärungsdauer
- 6,5 Tage
- Ältester offener Fall
- 46 Tage
- Zahlungseingänge nach Klärung
- 18.450,00 €
876 von 1.000 Avispositionen
Median · 12 abgeschlossene Fälle
Seit Eröffnung des Klärungsfalls
Durch Bankeingang bestätigt
Modul 04
Mahnwesen.
Von der Erinnerung bis zum Inkasso.
- 01
Zahlungserinnerung
Fälligkeit prüfen, Schreiben vorbereiten.
Freigabe vor Versand - 02
Mahnstufen
Nach Ihren Regeln, mit Fristen und Nachweisen.
Freigabe je Mahnstufe - 03
Letzte Frist
Bei ausbleibender Zahlung nächsten Schritt vorbereiten.
Forderung und Mahnsperre prüfen - 04
Inkasso oder Rechtsanwalt
Vollständige Forderungsakte zur Übergabe vorbereiten.
Übergabe nach Ihrer Freigabe
Bei erforderlicher EskalationInkasso-Akte ansehen
- Rechnungen und Zahlungsnachweise
- Avise und Klärungsverlauf
- Mahnschreiben und Fristen
- Korrespondenz und Freigaben
Übergabe erst nach Prüfung und Freigabe.
Welche Module und Datenwege Sie einsetzen, stimmen wir auf Ihre Einrichtung ab.
Integration
Ihre Systeme bleiben.
Carenos verbindet den Ablauf.
Zahlungsinformationen, Bewohnerdaten und offene Posten kommen zusammen. Ihre Verwaltung klärt Abweichungen und gibt Schreiben frei.
Kostenträger
Zahlungsinformationen
Pflegekassen, Sozialhilfeträger und weitere Kostenträger
Zahlungsavise · Bescheide · Korrespondenz
CarenosIhre Verwaltungklärt Abweichungen
und gibt Schreiben frei
Matching · Klärung
Cockpit · Mahnwesen
Ihre Systeme
Pflege & Buchhaltung
Pflegesoftware
Beispielhafte Systemlandschaft. Verfügbare Exporte, Schnittstellen und den passenden Datenweg prüfen wir mit Ihnen im Erstgespräch.
Vorteile
Schneller. Transparenter.
Weniger manueller Aufwand.
Weniger Routinearbeit und eine klarere Forderungslage im gesamten Team.
Schnellere Klärung
Passende Prüfungen, nächste Aufgaben und Wiedervorlagen halten die Bearbeitung in Bewegung.
Liquidität im Blick
Offene Beträge und ihre Ursachen bleiben sichtbar. Forderungen werden systematisch nachverfolgt.
Weniger Aufwand
Zahlungsmitteilungen auslesen und eindeutige Fälle automatisch zuordnen. Ihr Team konzentriert sich auf die Fälle, die Entscheidungen brauchen.
Mehr Transparenz
Bewohner, Belege, Bearbeitungsstand und Zuständigkeit zusammen sehen – auch bei Übergaben und über mehrere Standorte.
Kürzere Wege zur KlärungWeniger Suchen und AbgleichenNachvollziehbare EntscheidungenGemeinsamer Überblick
Ihr Weg
Von manuellen Routinen
zu klaren Prozessen.
Ein gemeinsamer Ablauf, den alle in Ihrer Einrichtung nachvollziehen können.
Der Alltag heute
Kontoauszüge prüfen, Zahlungsmitteilungen suchen und Beträge manuell zuordnen. Wissen und Aufgaben sind verteilt.
Mit Carenos starten
Die Datenwege stehen. Carenos liest Zahlungsmitteilungen aus und ordnet eindeutige Fälle automatisch zu. Ihr Team klärt Abweichungen.
Ein gemeinsamer Prozess
Fälle, Fristen und Verantwortlichkeiten werden nachvollziehbar. Gemeinsam betrachten wir Aufwand und Forderungslaufzeiten.
Ihr Business Case
Was rechnet sich
für Ihre Einrichtung?
Wir betrachten Ihre Ausgangslage und rechnen gemeinsam: Wo entsteht Entlastung, welche Mittel sind gebunden und welcher Aufwand steht der Einführung gegenüber?
Business Case in der Demo besprechenIndividuell berechnet – auf Basis Ihrer Daten und Ihres Leistungsumfangs.
Bearbeitungszeit
Heutiger Aufwand für Suchen, Zuordnen und Nachhalten. Daraus leiten wir mögliche Zeitersparnisse ab.
Verfügbare Liquidität
Offene Forderungen und ihre Laufzeiten. Früher verfügbare Mittel betrachten wir getrennt von Kosteneinsparungen.
Einführung und Nutzung
Datenanbindung, Einführung und laufende Kosten. So wird der erwartete Nutzen mit dem Aufwand vergleichbar.
Gemeinsam mit der Praxis
Für den Alltag
in der Pflege entwickelt.
Carenos entsteht in Zusammenarbeit mit Pflegeheimbetreibern. Ihre Abläufe und Rückmeldungen prägen die Weiterentwicklung.
Entwicklung & Partner
„Carenos hilft uns, das Forderungsmanagement spürbar zu automatisieren. Durch die smarte Zuordnung offener Posten sparen wir enorm viel Zeit.“
etvoila care — Entwicklungs- und Pilotpartner
Beratungspartner für Qualitäts- und Krisenmanagement in der Pflege. Care for Care unterstützt Carenos mit fundierter Praxiserfahrung bei der nachhaltigen Prozess- und Organisationsentwicklung.
Begleitet Carenos als strategischer Beratungspartner rund um technische, rechtliche und organisatorische Fragestellungen.
Der nächste Schritt
Passt Carenos
zu uns?
Die wichtigsten Fragen vor dem gemeinsamen Start.
Was sehen wir in der Demo?
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen den Ablauf von der Zahlungszuordnung bis zur Klärung offener Fälle. Wir besprechen Ihre Fragen und den möglichen Einsatz in Ihrer Einrichtung.
Wie passt Carenos zu unseren bestehenden Systemen?
Wir prüfen gemeinsam, welche Pflege- und Buchhaltungssysteme Sie einsetzen, welche Daten verfügbar sind und wie die Übernahme für Ihren konkreten Fall erfolgen kann.
Was benötigen wir für einen ersten Business Case?
Für eine erste Einschätzung helfen die Anzahl Ihrer Einrichtungen, der heutige Bearbeitungsaufwand und ein Überblick über offene Forderungen. Im Erstgespräch reichen dafür zusammengefasste Angaben.
Wie starten wir?
Wir klären zunächst Ihre Anforderungen und die vorhandenen Daten. Anschließend stimmen wir Leistungsumfang, Einführung und einen sinnvollen nächsten Schritt gemeinsam ab.
Das Team hinter Carenos
Erfahrung aus Pflege, Organisation und Technologie – gemeinsam für bessere Abläufe in Ihrer Verwaltung.
Vincent von Uechtritz
Verbindet Sozialwirtschaft, Organisation und Technologie. Begleitet Pflegeeinrichtungen und Träger bei der Digitalisierung.
Marcus Bauer
Über 25 Jahre Erfahrung in der Pflegebranche. Macht aus organisatorischen Anforderungen umsetzbare Prozesse.
Vincenzo Flöder
Verantwortet selbst eine Pflegeheimgruppe und bringt die Anforderungen aus dem täglichen Betrieb ein.
Sehen Sie, wie Carenos
zu Ihrer Einrichtung passt.
30 Minuten für Ihre Fragen, einen Einblick in Carenos und den nächsten sinnvollen Schritt.
Mehr Informationen anfordern
Hinterlassen Sie uns Ihre Daten. Wir schicken Ihnen gerne weitere Details oder melden uns für einen Austausch.